כל מנכ״ל שואל בסוף את אותה שאלה, בנוסח כזה או אחר: לאן באמת הולך המאמץ של הצוות, ומה הוא קונה לנו. היא בדרך כלל צפה בעונת התקציבים, או בשבוע שאחרי שבקשת גיוס נוחתת, או כששני צוותים באותו גודל משחררים בקצב שונה לגמרי.
האינסטינקט הוא ללכת לחפש מספר. האינסטינקט הזה נכון. הבעיה היא שרוב המספרים שמוצעים לכם מודדים נוכחות ולא תפוקה, ושהכלים שמבטיחים את המספרים הכי מפורטים הם בדיוק אלה שהכי עלולים להרוס את מה שאתם מנסים לשפר.
זה מדריך מעשי למדידת פרודוקטיביות של עובדים מנקודת מבט של מפעיל: מהן שלוש שכבות המדידה, איך שמים מספר בכסף על עומס הפגישות, איך בונים מקרה ROI אחד מסודר, ואיפה עובר הקו בין מדידה לבין מעקב. אנחנו בונים את Routines, אפליקציית Mac עם דשבורד פעילות לצוות, אז יש לנו עמדה בשוק הזה. השיטה שלמטה עובדת עם גיליון אלקטרוני ובלי שום תוכנה, והחלק האחרון הוא המקום שבו הכלי שלנו נכנס.
למה מדדי פעילות משקרים למנכ״לים
שעות שנרשמו, הודעות שנשלחו, commits שנדחפו, קריאות שנגעו בהן. אלה המדדים שהכי קל לאסוף, ובדיוק בגלל זה הם שולטים בדשבורדים, ויש להם פגם משותף אחד: הם מודדים את גזי הפליטה, לא את המנוע.
שווה לתת שם לשלושה כשלים מסוימים, כי תיתקלו בכל השלושה:
הם מתגמלים את ההתנהגות הלא נכונה ברגע שאנשים יודעים שהם קיימים. מדד שאפשר לשחק בו ישוחקו בו, לא מרוע לב אלא כי אנשים מייעלים את מה שגלוי. תספרו commits ותקבלו יותר commits קטנים יותר. תספרו שעות בכלי ותקבלו כלי שנשאר פתוח. זה חוק גודהארט מגיע בזמן.
הם משטחים עבודה שהיא לא שטוחה. שני מפתחים יכולים לרשום שעות זהות בזמן שאחד מהם מעביר מיגרציה שמוחקת קטגוריה שלמה של באגים עתידיים, והשני בונה פיצ׳ר שאף אחד לא ביקש. מדד פעילות לא יודע להבחין ביניהם. מנכ״ל שמסתכל רק על פעילות יסיק ששני השבועות היו שווים, ויטעה בכיוון הכי יקר שיש.
הם מתעלמים לגמרי מצד העלות. מדדי פעילות הם מונה בלי מכנה. שתים עשרה פגישות זה לא מספר, זה חצי מספר. שתים עשרה פגישות שעולות 5,400 אירו של זמן משכורות זה מספר שאפשר לקבל עליו החלטה.
שום דבר מזה לא אומר שמדידה היא חסרת טעם. הוא אומר שהמדידה המועילה יושבת רמה אחת מעל, בתוצאות ובעלות, ולא בהקשות מקלדת ובדקות.
שלוש שכבות של מדדי פרודוקטיביות ששוות את הזמן שלכם
כמעט כל מה שבאמת מועיל נופל לשלוש שכבות. הן עונות על שאלות שונות ואתם צריכים את שלושתן, בסדר הזה.
שכבה 1: תפוקת עבודה, כלומר מה באמת נגמר
זאת השכבה שעונה על ״האם העבודה נחתה״. ברמת הצוות, הפריטים שאפשר לספור הם בדרך כלל:
- פגישות שהתקיימו, וכמה זמן הן נמשכו
- החלטות שתועדו, או הפרוקסי שלהן, מסמכים ואפיונים שנסגרו
- משימות שהושלמו
- עבודות אוטומטיות ומתוזמנות שרצו בהצלחה, וכמה מהן נכשלו
- מה שהעסק שלכם מספק: גרסאות, קמפיינים, עסקאות, פניות שנפתרו, חשבוניות שיצאו
המשמעת כאן היא לספור השלמות, לא התחלות. מצבור של ארבעים פריטים בעבודה ומצבור של ארבעים פריטים שנסגרו הם אותות הפוכים שנראים זהים ברוב הלוחות.
שכבה 2: לאן הולך הזמן
שכבה 1 אומרת לכם מה יצא. שכבה 2 אומרת לכם מה נכנס, וזאת השכבה שרוב החברות מדלגות עליה, כי הגרסה הכנה שלה קשה לאיסוף יותר מהגרסה הלא כנה.
הרזולוציה המועילה היא הקטגוריה, לא המסמך. אתם רוצים לדעת שהצוות בילה 31 אחוז מהשעות שנמדדו בכתיבת קוד ו-15 אחוז בפגישות החודש, ואיזה מאגרי קוד או פרויקטים בלעו את שעות הפיתוח. אתם לא צריכים לדעת איזה קובץ, איזה משפט או איזה אתר. הרזולוציה הנוספת הזאת היא המקום שבו יושב הסיכון, והיא כמעט אף פעם לא משנה החלטה.
הגרסה הטובה ביותר של השכבה הזאת היא פסיבית. אם מישהו צריך להפעיל ולעצור טיימר, אתם מודדים את המשמעת שלו מול טיימרים ולא את העבודה שלו.
שכבה 3: עלות והחזר
כאן שתי השכבות הראשונות הופכות לשיחה עסקית. צריך בשביל זה קלט אחד בדיוק, שלרוב החברות כבר יש: עלות שעתית מלאה לכל תפקיד. שכר, בתוספת מסי מעסיק והטבות, בתוספת תקורה כמו כלים ומשרד, חלקי שעות עבודה בשנה.
עם המספר הבודד הזה, כל מה שבשכבות הראשונות מתורגם לכסף:
- זמן בקטגוריה הופך לשורת הוצאה
- פגישה הופכת לרכישה עם מחיר
- תוצאה הופכת לעלות לתוצאה
- אוטומציה הופכת להחזר שאפשר להגן עליו
הרעיון הוא לא לחייב את הצוות שלכם פנימית. הרעיון הוא שמנכ״ל לא יכול להשוות ״הרבה פגישות״ מול ״בקשת גיוס״ עד ששניהם באותן יחידות.
עלות הפגישות, עם החשבון
פגישות הן המקום שבו בדרך כלל מסתתר המספר הכי גדול והכי גלוי, והן הדבר הכי קל לתמחר. אתם לא צריכים מחשבון עלות פגישות, אתם צריכים שורת חשבון אחת:
משתתפים כפול עלות שעתית מלאה כפול משך בשעות = עלות לפגישה.
הכפילו במספר המופעים בשנה עבור הפגישות החוזרות. הניחו 46 שבועות עבודה כדי לקחת בחשבון חגים וחופשות.
דוגמה מחושבת, עם ההנחות כתובות כדי שתוכלו להציב את שלכם:
| פגישה | משתתפים | עלות שעתית | משך | לפגישה | לשנה |
|---|---|---|---|---|---|
| סנכרון צוות שבועי | 6 | 75 אירו | שעה | 450 אירו | 20,700 אירו |
| הנהלה שבועית | 4 | 120 אירו | 90 דקות | 720 אירו | 33,120 אירו |
| כל החברה, חודשי | 30 | 70 אירו | שעה | 2,100 אירו | 25,200 אירו |
שלוש פגישות חוזרות, 79,020 אירו בשנה. אף אחד לא חתם על הזמנת רכש כזאת.
שני דברים לעשות עם המספר הזה, ואף אחד מהם הוא לא ״לבטל את כל הפגישות״:
השוו אותו מול החלופה. אם סנכרון הצוות השבועי הוא מה שמונע משלושה אנשים לבנות את אותו דבר פעמיים, 20,700 אירו זה זול. אם הוא קיים כי הוא תמיד היה קיים, בדיוק מצאתם את התקציב לפרילנסר.
תקפו את הקלטים, לא את הפגישה. העלות לינארית במשתתפים ובמשך. קיצור הסנכרון מ-60 ל-40 דקות חוסך 6,900 אירו בשנה. להפוך ארבעה מתוך השישה לאופציונליים חוסך יותר מזה. זאת שיחה הרבה יותר קלה לנהל כשהיא מספר בכסף ולא העדפה.
דוגמת החזר מחושבת
קחו מקרה קונקרטי אחד: דוח הסטטוס השבועי. נניח שחמישה ראשי צוותים משקיעים כל אחד 45 דקות ביום שישי בהרכבה של מה שהצוות שלהם סיפק, בעלות שעתית מלאה של 90 אירו.
- לשבוע: 5 כפול 0.75 שעות כפול 90 אירו = 337.50 אירו
- לשנה, לפי 46 שבועות: 15,525 אירו
עכשיו נניח שהדוח הזה נכתב אוטומטית מהפגישות של השבוע, מהמשימות שהושלמו ומההערות, וכל ראש צוות משקיע 10 דקות בבדיקה ותיקון במקום 45.
- לשבוע החדש: 5 כפול 0.17 שעות כפול 90 אירו = 76.50 אירו
- לשנה החדשה: 3,519 אירו
- הוחזרו: בערך 12,000 אירו של זמן הנהלה בשנה
חמישה מושבים של כלי ב-20 אירו לחודש הם 1,200 אירו בשנה. המקרה הזה לא קרוב, והוא שורד גם אם טעיתם בחצי.
זאת הצורה שבה כדאי לטעון כל השקעה בפרודוקטיביות: משימה חוזרת מסוימת, העלות הנוכחית שלה בכסף, העלות שלה אחרי השינוי, והמחיר של השינוי. אם אתם לא יכולים למלא את ארבע המשבצות האלה, מדובר בהעדפה ולא במקרה עסקי.
מלכודת המעקב
יש קטגוריה שלמה של כלים שתציע לכם הרבה יותר רזולוציה מכל מה שלמעלה: ספירת הקשות, צילומי מסך תקופתיים של מסכי עובדים, זיהוי חוסר פעילות, זמן לפי אתר ולפי מסמך, ציוני פרודוקטיביות לאדם לשעה.
שתי בעיות, אחת מעשית ואחת אסטרטגית.
המעשית היא שהרזולוציה הנוספת כמעט אף פעם לא משנה החלטה. לדעת שמישהו הקיש 4,000 הקשות ביום שלישי לא אומר לכם שום דבר על איכות העבודה. לדעת איזו כתבה הוא קרא ב-15:40 לא אומר לכם שום דבר שאפשר לפעול לפיו. בסוף יש לכם מאגר נתונים הרבה יותר גדול ואותן כמה החלטות בדיוק מולכם.
האסטרטגית יקרה יותר. ברגע שאנשים יודעים שהמסך שלהם מצולם, שני דברים מתחילים מיד: הם מייעלים לטובת המשקיף, והאנשים הכי ניידים בצוות מתחילים לענות למגייסים. אתם מחליפים כמות קטנה של אות מדידה בכמות גדולה של מאמץ רצוני, והמאמץ הרצוני הוא כל ההבדל בין צוות שעומד ביעד לצוות שעובר אותו.
הכלל שמחזיק מעמד: מדדו מטא-דאטה, לא תוכן. כמה זמן, כמה פעמים, איזו קטגוריה, איזו תוצאה. לא מה הוקלד, נאמר או נקרא. כמעט כל שאלה שמנכ״ל באמת צריך תשובה עליה נמצאת בצד המטא-דאטה של הקו הזה, והישארות בצד הזה היא מה שמאפשר למדידה לשרוד את הרגע שבו תספרו לצוות שהיא קיימת. וכן, כדאי לספר, לפני שמפעילים אותה.
מדדי פרודוקטיביות צוותית שהצוות שלכם יקבל
רשימה קצרה שעובדת ברוב חברות עבודת הידע, ושאפשר להסביר בישיבת חברה בלי שאף אחד ייחרד:
- תוצאות שהושלמו לתקופה, ברמת הצוות. מה ש״נגמר״ אומר לצוות הזה, ספור, עם ההגדרה כתובה.
- עומס פגישות בשעות ובכסף. לצוות, לחודש, כמגמה.
- זמן לפי קטגוריה. קוד, פגישות, תקשורת, כתיבה וכן הלאה. אחוזים ברמת הצוות, לא דירוגים אישיים.
- עלות לתוצאה. מספר שכבה שלוש שהופך את שני הראשונים להשוואה שאפשר לפעול לפיה.
- כיסוי אוטומציה. כמה מהעבודה החוזרת רצה בלי שאדם מתחיל אותה, וכמה פעמים היא נכשלת.
שני כללים עושים את ההבדל בין דשבורד שאנשים משתמשים בו לבין אחד שהם מתעבים. ראשית, בלי לוחות דירוג אישיים. דירוג לפי אדם הופך כלי מדידה להערכת ביצועים שאף אחד לא הסכים לה. שנית, מי שנמדד רואה את ההגדרה ויש לו אמירה בשאלה אם למדוד אותו בכלל.
איך Routines מודדת את זה לצוותי Mac
Routines היא אפליקציית Mac שמריצה עבודות AI מתוזמנות, מקליטה ומתמללת פגישות, שומרת זיכרון מקומי של העבודה שלכם ומנהלת משימות. במסלול Teams היא גם מייצרת את הדשבורד שלמטה, שהוא הניסיון שלנו לתת את שכבות אחת ושתיים בלי לחצות לשכבת המעקב.
צילומי המסך הם מסכים אמיתיים מקונסולת ה-Teams, עם צוות הדגמה מוזרע, כך שאין בהם שמות אמיתיים או עבודה אמיתית.
שכבה אחת, תפוקת עבודה. הדשבורד סופר בדיוק שלושה סוגים של עבודה שנגמרה: הרצות של שגרות, פגישות שהוקלטו, ומשימות שהושלמו. כל אירוע נושא מי, איזה סוג, כותרת, האם הצליח או נכשל, כמה זמן לקח ומתי. אין שדה לפלט של שגרה, לגוף של משימה או לטקסט של תמלול, ולכן שום דבר מזה לא יכול לנסוע גם לא בטעות.
שכבה שתיים, לאן הלכו השעות. אפליקציית ה-Mac רואה מקומית איזו אפליקציה נמצאת בחזית, ובערך כל עשר דקות היא ממיינת את המקטעים האלה על המכשיר לשמונה קטגוריות: Coding, Communication, Browsing, Meetings, Design, Email, Writing ו-Other. עבור קוד היא גם מחלצת שם של מאגר מכותרות חלון של IDE וטרמינל, כשהכותרת חד משמעית, וכך מתקבל זמן פיתוח לכל מאגר בלי להתקין תוסף עורך על המחשב של אף אחד.
גבול הפרטיות הוא אילוץ תכנוני ולא הגדרה: כותרות חלון, כתובות URL ודומיינים של דפדפן מסווגים על ה-Mac ונזרקים שם. מה שיוצא מהמכשיר הוא קטגוריה, שם אפליקציה, שם מאגר אופציונלי, מספר שניות ושעה. זמן בדפדפן מגיע כדלי Browsing אחד, אף פעם לא כרשימת אתרים.
עוד שלושה דברים ששווה לדעת לפני ששוקלים את זה:
- הדשבורד גלוי לבעלים בלבד. חברי הצוות לא רואים את הפעילות אחד של השני, והם לא רואים את הדשבורד בכלל.
- כל אחד שולט בשיתוף מה-Mac שלו. יש שני מתגים באפליקציה שלו, אחד לפעילות ואחד לשימוש באפליקציות. כבוי אומר ששום דבר לא נשלח, והדלקה מתחילה מאותו רגע. אין מילוי אחורה של היסטוריה שאף אחד לא נשאל עליה.
- זה מסלול בתשלום. Teams עולה 20 אירו למושב לחודש, או 160 אירו למושב לשנה, כולל מס, מינימום שני מושבים, עם תקופת ניסיון של 14 יום.
בשכבה שלוש, חשבון העלות נשאר שלכם. קחו את השעות מהדשבורד, החילו את התעריפים המלאים שלכם, ויש לכם את שורות ההוצאה של הפגישות והקטגוריות מהחלקים למעלה בלי שאף אחד יצטרך להרכיב אותן ביד ביום שישי. אם אתם רוצים שגם הסיכום השבועי ייכתב בשבילכם, שגרת הדוח השבועי מנסחת מה סופק, מה בעבודה ומה בשבוע הבא מתוך הערות הפגישות והזיכרון שלכם, כל יום שישי אחר הצהריים.
פגישות הן בדרך כלל המקום הראשון שבו המספרים זזים, והערות פגישה שנכתבות מעצמן מורידות את עלות הסיכום מכל שיחה עוד לפני שביטלתם פגישה אחת. אם הגעתם לכאן דווקא מעולם מדידת זמן הפיתוח, ההשוואה מול WakaTime מפרטת מה כל כלי מודד ואיפה כל אחד מהם באמת טוב יותר.
התחילו מחשבון הפגישות השבוע. זה לוקח עשרים דקות, זה לא דורש שום תוכנה, ובדרך כלל זה המספר שמשנה את השיחה. הורידו את Routines כשתרצו שהספירה תקרה לבד.
שאלות נפוצות
איך מחשבים פרודוקטיביות של עובד?
הנוסחה הסטנדרטית היא תפוקה חלקי קלט: יחידות עבודה שהופקו חלקי השעות או העלות שהפיקו אותן. בעבודת ידע הגרסה הכנה היא יחס שאתם מגדירים בעצמכם, למשל עסקאות שנסגרו לשעת מכירות, פניות שנפתרו למושב תמיכה, או גרסאות ששוחררו לחודש פיתוח. הנוסחה פחות חשובה מהיציבות: תחזיקו את אותה הגדרה כמה רבעונים, ורק אז למגמה תהיה משמעות.
מהם ארבעת ה-P של פרודוקטיביות?
אין רשימה קנונית אחת, וכדאי לדעת את זה לפני שבונים דשבורד שלם סביב אחת מהן. הגרסה הנפוצה ביותר היא Purpose, People, Process ו-Performance: למה העבודה קיימת, מי עושה אותה, איך היא זורמת, ומה היא מייצרת. זו מסגרת אבחון לאיתור המקום שבו התפוקה הולכת לאיבוד, לא סט מדדים שאפשר להציג בגרף.
מה הדרך הכי טובה לעקוב אחרי פרודוקטיביות של עובדים?
מדדו תוצאות ברמת הצוות וזמן ברמת הקטגוריה, ותעצרו שם. התוצאות אומרות לכם אם העבודה נוחתת. זמן ברמת קטגוריה אומר לכם לאן הולכות השעות בלי שאף אחד יקרא כותרת של מסמך. ניטור אישי ברמת התוכן קונה מעט מאוד אות ועולה באמון, וזאת העסקה היקרה מבין השתיים.
מהו שיעור פרודוקטיביות טוב לעובד?
אין מספר חוצה תעשיות ששווה לצטט, וכל ספק שנותן לכם אחד מוכר בנצ׳מרק שהוא לא באמת יכול לגבות. השיעור היחיד שמועיל הוא קו הבסיס שלכם: מדדו את אותו יחס באותה שיטה רבעון שלם, ואז שפטו כל רבעון הבא מולו. צוות ששיפר את המספר של עצמו בעשרה אחוזים אמר לכם משהו אמיתי. צוות שפגע בממוצע תעשייתי מיובא לא אמר לכם כלום.
אפשר למדוד פרודוקטיביות בלי לנטר מה אנשים כותבים?
כן, וזאת גם המדידה המועילה יותר. מטא-דאטה עונה על רוב השאלות של מנכ״ל: כמה פגישות היו, כמה זמן הן נמשכו, כמה משימות נסגרו, לאיזו קטגוריה נפלו השעות. התוכן של מסמך, של מייל או של תמלול כמעט אף פעם לא משנה החלטת גיוס או תקציב, ולכן איסוף שלו מוסיף סיכון בלי להוסיף אות.
כמה באמת עולה פגישה שבועית?
הכפילו את מספר המשתתפים בעלות השעתית המלאה שלהם באורך הפגישה בשעות, ואז במספר הפעמים שהיא רצה בשנה. שישה אנשים ב-75 אירו לשעה בפגישה שבועית של שעה הם 450 אירו למפגש ובערך 20,700 אירו בשנה לפי 46 שבועות עבודה. זה סעיף הוצאה אמיתי, ובדרך כלל זה המספר הראשון שמשנה התנהגות בישיבת הנהלה.